Dare al chatbot una base di risposte da Excel o Google Sheets

Le risposte del chatbot si basano sui dataset configurati in Impostazioni canale → Dati di apprendimento. Puoi caricare un file oppure collegare Google Sheets. I nuovi contenuti vengono usati nelle risposte quando lo stato passa a Pronto.

Se non hai ancora configurato il canale, inizia da Aggiungere un pulsante chatbot al sito e configurarlo. Quando lo stato del canale è In attesa, in genere è da questa schermata che si preparano i dati di addestramento.

Accedi alla FrontierBase Console e apri Impostazioni canale → Dati di apprendimento.

Usa Guida nella pagina e nel pannello delle impostazioni del dataset per seguire la stessa procedura direttamente nell’interfaccia.

1. Struttura della schermata dei dati di apprendimento

Il titolo della pagina è Impostazioni dataset. Nella scheda sono disponibili le azioni della barra degli strumenti e l’elenco dei dataset.

A sinistra: Genera con prompt e Visualizza modello. A destra: Aggiungi dataset. Se l’elenco è vuoto, viene visualizzato un messaggio che indica l’assenza di dati.

Generare con un prompt

Apre una finestra con un prompt che puoi Copia in ChatGPT, Claude o uno strumento simile. Prima di incollarlo, adatta il blocco [My service] specificando settore, argomenti, tono, lingua e numero di righe.

Il file Excel deve contenere esattamente cinque colonne, Category, Item, Detail, Condition, Notes, e una riga di intestazione. Scarica il file dallo strumento di intelligenza artificiale, quindi caricalo tramite Aggiungi dataset.

Visualizzare il modello

Apre modelli di esempio suddivisi per settore, tra cui assistenza clienti, e-commerce, negozi al dettaglio, istruzione e community. Scarica un file Excel e adattane le righe, anziché partire da un foglio vuoto.

2. Elenco dei dataset

Colonne tipiche:

Tipo mostra un’icona e un’etichetta. Stato utilizza indicatori colorati. Durante l’elaborazione può comparire una barra di avanzamento con il tempo residuo. Se lo stato è Fallito, passa il puntatore sull’icona di aiuto per leggere l’errore, quando disponibile.

Fai clic su una riga per aprire il pannello di modifica. Usalo per controllare la fonte e l’anteprima, non soltanto l’indicatore di stato.

Significato degli stati

• Pronto: l’elaborazione è completata e il dataset può essere usato nelle risposte.
• Elaborazione / Indicizzazione: l’elaborazione è ancora in corso dopo il caricamento o la sincronizzazione. Il salvataggio e i nuovi caricamenti potrebbero essere bloccati fino al completamento.
• Fallito: l’elaborazione non è riuscita a causa del formato del file, della codifica, del limite di righe o di un problema simile. Leggi l’errore, correggi il file e riprova. Le azioni Sospendi e Riprendi non sono disponibili per i dataset non elaborati correttamente.
• In pausa: il dataset non viene usato per le risposte finché non lo riattivi dal pannello delle impostazioni.
• Disabilitato / Eliminato: il dataset non è in uso oppure è stato rimosso. I dataset Eliminato possono essere recuperati per un periodo limitato dalla schermata di ripristino.

Se le risposte sono invariate dopo un upload, controlla se lo stato è ancora Elaborazione. Finché lo stato non diventa Pronto, il bot può continuare a usare i dati precedenti oppure non avere ancora contenuti da cui ricavare una risposta.

3. Pannello di aggiunta di un dataset

Aggiungi dataset apre sulla destra un pannello denominato Nuovo dataset. Facendo clic su una riga dell’elenco si apre Modifica dataset, con l’indicatore di stato e le azioni Sospendi e Riprendi nell’intestazione.

Nome e descrizione

Nome è obbligatorio. Descrizione è facoltativo e può essere usato come nota interna per il team.

Tipo di fonte

Scegli una delle due opzioni:

• Carica file Excel / CSV: caricamento una tantum di un file .xlsx o .csv
• Google Sheets: foglio collegato con la sincronizzazione automatica opzionale

Dopo aver associato una fonte a un dataset, non puoi più modificarne il tipo. Crea un nuovo dataset se hai bisogno dell'altra fonte.

I piani gratuiti potrebbero non consentire l’uso di Google Sheets. Gli intervalli di sincronizzazione disponibili dipendono dal piano: Starter consente il collegamento senza sincronizzazione automatica, Pro supporta intervalli di un’ora o più ed Enterprise intervalli più brevi. Consulta i suggerimenti visualizzati nel pannello.

4. Aggiungere da Excel o CSV

1. Scegli Carica file Excel / CSV.
2. Fai clic su Carica file e seleziona un file .xlsx o .csv.
3. Controlla il nome del file, le righe e le colonne in anteprima.
4. Fai clic su Salva per avviare l’elaborazione.
5. Attendi finché nell’elenco compare lo stato Pronto.

Usa il primo foglio e includi una riga di intestazione. Salva i file CSV in UTF-8; in Excel scegli CSV UTF-8. L’elaborazione non riesce se le righe hanno un numero di colonne non coerente, se il dataset supera il limite di righe del piano o se una cella supera il limite di caratteri previsto per la lingua selezionata.

In modalità di modifica, Visualizza contenuto file riapre il contenuto del file caricato. Se un altro dataset è già in fase di elaborazione, i nuovi caricamenti potrebbero essere bloccati. Se i token disponibili sono inferiori al 10%, potrebbe comparire una richiesta di conferma per continuare o annullare.

5. Collegare Google Sheets

1. Scegli Google Sheets.
2. Fai clic su Connetti Google Sheets, accedi e autorizza l’accesso. Sblocca i popup, se necessario.
3. Scegli il foglio e imposta Intervallo di sincronizzazione automatica. A seconda del piano, Nessuna può essere l'unica opzione disponibile.
4. Usa Sincronizza ora per un aggiornamento immediato.
5. Fai clic su Salva.

Viene utilizzato soltanto il primo foglio. Se la connessione scade, ricollegala quando richiesto. La sincronizzazione consuma token, quindi intervalli molto brevi possono aumentarne l’utilizzo. Quando imposti la pianificazione, controlla l’avviso nel pannello e monitora il consumo.

6. Sospendere, eliminare e recuperare

Sospendi, nella parte superiore del pannello, impedisce l’uso del dataset nelle risposte. Riprendi lo rende nuovamente disponibile. Queste azioni potrebbero non essere disponibili mentre il dataset è in elaborazione o dopo un errore.

Usa l’azione di eliminazione nel pannello delle impostazioni. L’eliminazione può essere bloccata durante l’elaborazione dei dati. Un dataset eliminato può essere recuperato per 30 giorni, trascorsi i quali non può più essere ripristinato.

7. Risoluzione dei problemi

• Il widget compare, ma non risponde: controlla che lo stato sia Pronto e verifica se il canale è ancora In attesa.
• Il caricamento è bloccato: un altro dataset potrebbe essere in elaborazione; controlla inoltre estensione, codifica UTF-8, colonne e limiti di riga.
• Google Sheets non si collega: controlla i limiti del piano, i popup bloccati e l’eventuale scadenza dell’autorizzazione; verifica inoltre che i dati siano nel primo foglio.
• Le risposte non cambiano dopo la sincronizzazione: dopo Sincronizza ora, attendi che lo stato torni a Pronto.

Usa questo ordine:

1. Prepara un foglio usando un modello o un prompt.
2. Seleziona Aggiungi dataset, scegli Excel/CSV o Google Sheets, quindi salva.
3. Attendi che nell’elenco compaia Pronto.
4. Regola la sincronizzazione o sospendi il dataset secondo necessità.
5. Verifica widget e profilo in Gestione canali.

Quando i dati di addestramento sono pronti, controlla le impostazioni delle risposte nella FrontierBase Console.