엑셀·구글 시트로 챗봇이 답할 근거를 넣는 방법

챗봇은 채널 설정 → 학습 데이터에 등록한 데이터셋을 근거로 답한다. 파일을 올리거나 Google Sheets를 연결한 뒤 처리가 끝나 상태가 준비됨으로 바뀌면 답변에 반영된다.

채널을 아직 만들지 않았다면 웹사이트에 챗봇 버튼을 달고 설정하기를 먼저 본다. 채널 상태가 대기인 경우에도 보통 이 화면에서 데이터셋을 준비하면 된다.

FrontierBase Console에 로그인한 뒤 사이드바에서 채널 설정 → 학습 데이터를 연다.

화면 오른쪽 가이드를 누르면 단계별 설정 안내를 볼 수 있다. 데이터셋 설정 화면 안에서도 가이드를 열 수 있다.

1. 학습 데이터 화면 구성

위쪽 제목은 데이터셋 설정이고, 그 아래 카드 안에 도구 버튼과 데이터셋 목록이 있다.

왼쪽에는 프롬프트로 생성하기, 템플릿 보기가 있다. 오른쪽에는 데이터셋 추가하기가 있다. 목록이 비어 있으면 목록 가운데에 데이터가 없다는 안내가 보인다.

프롬프트로 생성하기

버튼을 누르면 모달이 열린다. ChatGPT나 Claude 등에 붙여 넣을 프롬프트가 들어 있으며, 복사를 눌러 복사할 수 있다. 프롬프트에서 서비스명, 업종, 주제, 말투, 언어, 행 수 등의 항목을 실제 서비스에 맞게 수정한 뒤 AI에 입력한다.

AI가 생성할 Excel 파일은 머리글을 포함하며, 열은 카테고리, 항목, 상세내용, 적용조건, 비고 다섯 개로 구성해야 한다. 파일을 받은 뒤 데이터셋 추가하기에서 엑셀이나 CSV로 올리면 된다.

템플릿 보기

업종별 샘플 템플릿 화면으로 이동한다. 비즈니스 CS, 온라인 쇼핑, 오프라인 매장, 교육, 커뮤니티 등 유형을 고른 뒤 엑셀을 내려받아 내용을 바꿔 쓸 수 있다. 처음부터 표를 만들기 부담스러울 때 사용한다.

2. 데이터셋 목록

목록에는 다음 정보가 표시된다.

유형은 아이콘과 라벨로 구분된다. 상태 열에는 색 태그가 붙고, 처리 중에는 예상 남은 시간이나 진행률 표시가 함께 나타날 수 있다. 실패 상태이고 오류 메시지가 있으면 도움말 아이콘에 마우스를 올려 원인을 볼 수 있다.

행을 클릭하면 해당 데이터셋 수정 화면이 열린다. 상태뿐 아니라 데이터 소스와 미리보기도 이 화면에서 확인할 수 있다.

상태 의미

• 준비됨: 처리가 끝나 답변에 쓸 수 있다.
• 처리 중 / 인덱싱 중: 업로드나 연동 직후 작업이 진행 중이다. 끝날 때까지 저장과 업로드가 막힐 수 있다.
• 실패: 파일 형식 오류, 인코딩 문제, 행 한도 초과 등으로 처리가 실패한 상태다. 오류 내용을 확인한 뒤 파일을 고치거나 다시 올린다. 실패 상태에서는 일시정지와 재개 기능을 사용할 수 없다.
• 일시정지: 답변에 쓰지 않도록 멈춘 상태다. 설정 화면에서 재개할 수 있다.
• 비활성: 답변에 사용하지 않는 상태다.
• 삭제됨: 삭제 처리된 상태다. 삭제 후 일정 기간은 복구 메뉴에서 되돌릴 수 있다.

새 파일을 올린 뒤에도 답변이 바뀌지 않으면 상태가 아직 처리 중인지 확인한다. 새 버전이 준비됨으로 바뀌기 전에는 기존 버전이 계속 사용될 수 있다. 새로 만든 데이터셋이라면 아직 답변에 반영되지 않을 수 있다.

3. 데이터셋 추가 화면

데이터셋 추가하기를 누르면 오른쪽에서 새 데이터셋 화면이 열린다. 목록에서 데이터셋 행을 누르면 데이터셋 수정 화면이 열린다. 헤더에는 현재 상태와 상태에 따른 일시정지 또는 재개 아이콘이 표시된다.

이름과 설명

이름은 필수다. 나중에 표에서 찾기 쉬운 이름을 쓴다. 설명은 선택이며, 팀용 메모로 쓰면 된다.

데이터 소스

소스는 카드 두 개 중 하나를 고른다.

• 엑셀 / CSV 파일 업로드: .xlsx 또는 .csv를 한 번 올리는 방식
• 구글 시트 연동: Google Sheets를 연결하고 설정한 주기에 따라 자동으로 동기화하는 방식

한 번 업로드하거나 연동한 데이터셋은 소스 유형을 바꿀 수 없다. 다른 소스가 필요하면 새 데이터셋을 만든다.

무료 플랜에서는 Google Sheets 연결이 막힐 수 있다. 시트 연동과 자동 동기화 가능 여부는 플랜에 따라 다르다. Starter는 연동만 가능하고, Pro는 1시간 주기부터, Enterprise는 그보다 짧은 주기부터 선택할 수 있다.

4. 엑셀과 CSV로 추가하기

1. 데이터 소스에서 엑셀 / CSV 파일 업로드를 선택한다.
2. 파일 업로드로 .xlsx 또는 .csv를 고른다.
3. 미리보기에 파일 이름, 행, 열이 보이면 내용을 확인한다.
4. 저장을 누르면 처리가 시작된다.
5. 목록에서 상태가 준비됨으로 바뀔 때까지 기다린다.

첫 번째 시트에 머리글 행을 두는 형식을 권장한다. CSV는 UTF-8(엑셀에서는 CSV UTF-8)로 저장하는 편이 안전하다. 글자가 깨지면 인코딩 안내가 뜰 수 있다. 각 행의 열 수가 다르거나, 전체 행 수가 요금제 한도를 넘거나, 셀의 글자 수가 언어별 한도를 넘으면 저장이나 처리가 실패한다.

수정 모드에서는 파일 내용 보기로 올린 표를 다시 열 수 있다. 이미 처리 중인 데이터셋이 있으면 새 업로드가 막힐 수 있으니, 진행 중인 처리가 끝날 때까지 기다렸다가 올린다. 토큰이 10% 미만이면 계속 진행할지 묻는 안내가 나올 수 있다.

5. Google Sheets로 연결하기

1. 데이터 소스에서 구글 시트 연동을 선택한다.
2. 구글 시트 연결을 누르고 Google에 로그인한 뒤 권한 요청을 승인한다. 팝업이 막히면 허용한다.
3. 시트를 고른 뒤 자동 동기화 주기를 정한다. 플랜에 따라 선택 안 함만 가능하거나, 1시간 또는 더 짧은 간격까지 선택할 수 있다.
4. 필요할 때 지금 동기화로 최신 내용을 바로 가져온다.
5. 저장한다.

구글 시트는 첫 번째 시트만 사용한다. Google 인증이 만료되면 시트를 다시 연결해야 한다. 동기화할 때마다 토큰이 쓰이므로, 주기를 너무 짧게 잡으면 사용량이 커질 수 있다.

6. 일시정지, 삭제, 복구

수정 화면 위쪽에서 일시정지를 누르면 해당 데이터셋이 답변에 쓰이지 않는다. 재개로 다시 켤 수 있다. 처리 중이거나 실패한 데이터셋은 상태 변경이 제한된다.

설정 화면에서 데이터셋을 삭제할 수 있다. 처리 중에는 삭제와 저장이 막힐 수 있다. 삭제 후 30일 동안은 복구할 수 있으며, 기간이 지나면 복구할 수 없다.

7. 잘 안 될 때

• 위젯은 표시되지만 답변이 나오지 않는다: 학습 데이터가 준비됨 상태인지, 채널이 활성 상태인지 확인한다.
• 파일을 업로드할 수 없다: 다른 데이터셋이 처리 중인지 확인하고 파일 확장자, UTF-8, 열 개수, 행 한도를 점검한다.
• 구글 시트를 연결할 수 없다: 플랜 제한과 팝업 차단 여부를 확인한다. Google 인증이 만료되지 않았는지, 필요한 데이터가 첫 번째 시트에 있는지도 확인한다.
• 동기화 후에도 답변이 바뀌지 않는다: 지금 동기화를 실행한 뒤 데이터셋이 준비됨 상태가 될 때까지 기다린다.

다음 순서로 설정한다.

1. 템플릿이나 프롬프트로 표를 준비한다.
2. 데이터셋 추가하기에서 엑셀이나 CSV를 업로드하거나 Google Sheets를 연결한 뒤 저장한다.
3. 목록에서 준비됨을 확인한다.
4. 필요하면 동기화 주기와 일시정지를 조정한다.
5. 채널 관리에서 위젯과 프로필 설정이 올바른지 확인한다.

학습 데이터 준비를 마쳤다면 FrontierBase Console에서 답변 설정을 확인한다.