Paramètres du canal
Donner au chatbot une base de réponses avec Excel ou Google Sheets
Importez un Excel ou un CSV, ou reliez Google Sheets, pour que le chatbot s’appuie dessus, puis vérifiez l’état et la synchro. D’après la FrontierBase Console.
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Contenu du guide
Importez un Excel ou un CSV, ou reliez Google Sheets, pour que le chatbot s’appuie dessus, puis vérifiez l’état et la synchro. D’après la FrontierBase Console.
- Organisation de l’écran des données d’apprentissage
- Liste des jeux de données
- Panneau d’ajout d’un jeu de données
- Ajouter un fichier Excel ou CSV
- Connecter Google Sheets
- Mettre en pause, supprimer ou restaurer
Les réponses du chatbot reposent sur les jeux de données enregistrés dans Paramètres du canal → Données d'apprentissage. Importez un fichier ou connectez Google Sheets. Le nouveau contenu sera utilisé dans les réponses dès que le jeu de données passera à l’état Prêt.
Si vous n’avez pas encore configuré le canal, commencez par Ajouter un bouton de chatbot sur un site et le configurer. Lorsqu’un canal est à l’état En attente, ses données d’apprentissage se préparent généralement depuis cet écran.
Connectez-vous à la FrontierBase Console, puis ouvrez Paramètres du canal → Données d'apprentissage.
Le bouton Guide, disponible sur la page et dans le panneau de configuration du jeu de données, permet de suivre la même procédure directement dans l’interface.
1. Organisation de l’écran des données d’apprentissage
La page est intitulée Paramètres du jeu de données. La carte qui se trouve en dessous contient les actions disponibles et la liste des jeux de données.
À gauche figurent les boutons Générer avec un prompt et Voir le modèle. Le bouton Ajouter un jeu de données se trouve à droite. Si aucun jeu de données n’a encore été ajouté, un message s’affiche à la place de la liste.
Paramètres du jeu de données
Click a row to open the settings panel and edit that dataset.
Générer à partir d’une invite
Ce bouton ouvre une fenêtre contenant un prompt que vous pouvez Copier dans ChatGPT, Claude ou un outil similaire. Avant de l’utiliser, adaptez la section [My service] à votre activité : secteur, sujets, ton, langue et nombre de lignes.
Le fichier Excel attendu doit comporter une ligne d’en-tête et exactement cinq colonnes : Category, Item, Detail, Condition, Notes. Téléchargez le fichier généré par l’outil d’IA, puis importez-le à l’aide de Ajouter un jeu de données.
Afficher le modèle
Cette option ouvre des modèles classés par secteur, notamment l’assistance client, le commerce en ligne, les magasins, l’éducation et les communautés. Téléchargez un fichier Excel et adaptez ses lignes à vos besoins au lieu de partir d’une feuille vide.
2. Liste des jeux de données
La liste contient généralement les colonnes suivantes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Nom | Nom du jeu de données |
| Type | Excel, CSV, Google Sheets, etc. |
| Lignes | Nombre de lignes utilisées pour l’apprentissage |
| Colonnes | Nombre de colonnes |
| Statut | État du traitement |
| Created / Mis à jour | Dates de création et de dernière mise à jour |
Le type est représenté par une icône et un libellé. L’état est affiché sous forme de pastille colorée. Pendant le traitement, une barre de progression peut indiquer le temps restant. Si l’état est Échoué et qu’un message d’erreur est disponible, survolez l’icône d’aide pour en connaître la cause.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir le panneau de modification. Vous pourrez ainsi vérifier la source et l’aperçu du contenu, et pas uniquement l’état affiché dans la liste.
| Nom | Type | Lignes | Colonnes | Statut | Mis à jour |
|---|---|---|---|---|---|
| Shipping FAQ | X Excel | 90 | 5 | Prêt | 2026-09-17 |
| Product sheet | G Google Sheets | 120 | 5 | Traitement | 2026-09-17 |
| Legacy CSV | C CSV | 40 | 5 | Échoué | 2026-09-16 |
New data is used in chatbot answers only after status becomes Prêt.
Signification des états
- Prêt : le traitement est terminé et le jeu de données peut être utilisé pour générer des réponses.
- Traitement / Indexation : le traitement se poursuit après un import ou une synchronisation. L’enregistrement et les nouveaux imports peuvent être indisponibles jusqu’à la fin de l’opération.
- Échoué : le traitement a échoué, par exemple en raison du format du fichier, de son encodage ou d’un dépassement du nombre maximal de lignes. Consultez l’erreur, corrigez le fichier, puis réessayez. Les actions de mise en pause et de reprise ne sont pas disponibles dans cet état.
- En pause : le jeu de données n’est plus utilisé pour les réponses tant que vous ne le réactivez pas depuis le panneau de configuration.
- Désactivé / Supprimé : le jeu de données n’est pas utilisé ou a été supprimé. Un jeu de données supprimé peut rester récupérable pendant une durée limitée depuis l’écran de restauration.
Si les réponses ne changent pas après un import, vérifiez que le traitement n’est pas toujours à l’état Traitement. Tant que le nouvel état n’est pas Prêt, le chatbot peut continuer à utiliser les anciennes données ou ne disposer d’aucun contenu.
3. Panneau d’ajout d’un jeu de données
Le bouton Ajouter un jeu de données ouvre à droite un panneau intitulé Nouveau jeu de données. Lorsque vous cliquez sur une ligne de la liste, le panneau Modifier le jeu de données s’ouvre avec l’état actuel et les actions de mise en pause ou de reprise dans son en-tête.
Nom et description
Le champ Nom est obligatoire. Le champ Description est facultatif et peut servir de note interne à votre équipe.
Type de source
Deux types de source sont proposés :
- Télécharger un fichier Excel / CSV : import ponctuel d’un fichier
.xlsxou.csv - Google Sheets : feuille connectée avec synchronisation automatique facultative
Une fois la source ajoutée, son type ne peut plus être modifié. Si vous souhaitez utiliser un autre type de source, créez un nouveau jeu de données.
La connexion à Google Sheets peut être indisponible avec l’offre gratuite. Les intervalles de synchronisation proposés dépendent de votre abonnement. L’offre Starter permet une connexion sans synchronisation automatique, l’offre Pro propose des intervalles d’une heure ou plus, et l’offre Enterprise donne accès à des intervalles plus courts. Consultez les infobulles du panneau pour connaître les options disponibles avec votre offre.
4. Ajouter un fichier Excel ou CSV
- Sélectionnez Télécharger un fichier Excel / CSV.
- Cliquez sur Télécharger un fichier et choisissez un fichier
.xlsxou.csv. - Vérifiez le nom du fichier ainsi que le nombre de lignes et de colonnes dans l’aperçu.
- Cliquez sur Enregistrer pour lancer le traitement.
- Attendez que l’état Prêt apparaisse dans la liste.
Utilisez la première feuille et prévoyez une ligne d’en-tête. Enregistrez les fichiers CSV au format UTF-8 ; dans Excel, choisissez CSV UTF-8. Le traitement échoue si les lignes ne comportent pas toutes le même nombre de colonnes, si le jeu de données dépasse la limite de lignes de votre offre ou si certaines cellules dépassent la limite de caractères prévue pour la langue utilisée.
En mode modification, Voir le contenu du fichier permet de consulter à nouveau le contenu du fichier importé. Si un autre jeu de données est déjà en cours de traitement, les nouveaux imports peuvent être temporairement bloqués. Lorsque le solde de jetons est inférieur à 10 %, un message peut également vous demander de confirmer ou d’annuler l’opération.
5. Connecter Google Sheets
- Sélectionnez Google Sheets.
- Cliquez sur Connecter Google Sheets, connectez-vous à Google et autorisez l’accès. Si la fenêtre ne s’ouvre pas, autorisez les fenêtres pop-up.
- Choisissez la feuille et définissez l’option Intervalle de synchronisation automatique. Selon votre offre, Aucune peut être le seul choix disponible.
- Utilisez Synchroniser maintenant pour lancer immédiatement une actualisation.
- Cliquez sur Enregistrer.
Seule la première feuille du document est utilisée. Si l’autorisation de connexion expire, reconnectez le compte lorsque l’interface vous y invite. Chaque synchronisation consomme des jetons : un intervalle très court peut donc augmenter rapidement l’utilisation. Un message dans le panneau vous rappelle de surveiller cette consommation lorsque vous définissez la fréquence.
Pulls Google Sheets data on the schedule you set. Sync uses tokens.
6. Mettre en pause, supprimer ou restaurer
Le bouton Mettre en pause, en haut du panneau, empêche l’utilisation du jeu de données dans les réponses. Le bouton Reprendre le réactive. Ces actions peuvent être indisponibles pendant le traitement ou après un échec.
La suppression s’effectue depuis le panneau de configuration. Elle peut être bloquée tant que le jeu de données est en cours de traitement. Un jeu de données supprimé peut être restauré pendant 30 jours. Passé ce délai, sa récupération n’est plus possible.
7. Résoudre les problèmes courants
- Le widget s’affiche, mais ne répond pas : vérifiez que le jeu de données est à l’état Prêt et que le canal n’est plus à l’état En attente.
- L’import est bloqué : un autre jeu de données est peut-être en cours de traitement. Vérifiez également l’extension du fichier, l’encodage UTF-8, les colonnes et la limite de lignes.
- La connexion à Google Sheets échoue : contrôlez les restrictions de votre offre, le blocage des fenêtres pop-up, l’expiration de l’autorisation et la présence des données dans la première feuille.
- Les réponses n’ont pas changé après la synchronisation : après avoir utilisé Synchroniser maintenant, attendez que l’état repasse à Prêt.
Procédez dans cet ordre :
- Préparez une feuille à partir d’un modèle ou d’un prompt.
- Utilisez Ajouter un jeu de données pour importer un fichier Excel ou CSV, ou connecter Google Sheets, puis enregistrez.
- Attendez que l’état Prêt apparaisse dans la liste.
- Réglez la synchronisation ou mettez le jeu de données en pause si nécessaire.
- Vérifiez le widget et le profil dans Gestion des canaux.
Lorsque les données d’apprentissage sont prêtes, vérifiez les paramètres de réponse dans la FrontierBase Console.