ExcelやGoogleスプレッドシートでチャットボットの回答根拠を入れる

チャットボットの回答は、チャンネル設定 → 学習データに登録したデータセットを参照します。ファイルをアップロードするかGoogleスプレッドシートを接続すると、状態が 準備完了 になってから回答に反映されます。

チャンネルをまだ設定していない場合は、先に ウェブサイトにチャットボットのボタンを置いて設定する方法 を確認してください。チャンネルが 待機 の場合も、通常はこの画面でデータセットを用意します。

FrontierBase Consoleにログインし、サイドバーから チャンネル設定 → 学習データ を開きます。

画面右の ガイド とデータセット設定画面内のガイドでも、同じ手順を確認できます。

1. 学習データ画面の構成

タイトルは データセット設定 です。カード内にツールボタンとデータセット一覧があります。

左側には プロンプトで生成 と テンプレートを表示 があり、右側には データセットを追加 があります。一覧が空の場合は「データなし」と表示されます。

プロンプトで生成

モーダルが開き、ChatGPT や Claude などに貼るプロンプトを コピー できます。[自社サービス]（業種、トピック、口調、言語、行数）を実際のサービスに合わせて書き換えてから使います。

想定する Excel はヘッダー付きで カテゴリ・項目・詳細・適用条件・備考 の5列だけです。受け取ったファイルを データセットを追加 からアップロードします。

テンプレートを表示

業種別サンプルへ進みます。カスタマーサポート、オンラインショップ、店舗、教育、コミュニティなどから選び、Excelをダウンロードして書き換えます。

2. データセット一覧

主な列は次のとおりです。

タイプはアイコンとラベル、状態は色付きタグで表示されます。処理中は残り時間を示すバーが出ることがあります。状態が 失敗 でエラー情報がある場合は、ヘルプアイコンから内容を確認できます。

行をクリックすると編集画面が開きます。状態だけでなく、データソースとプレビューも確認します。

状態の意味

• 準備完了: 処理が終わり、回答に使えます。
• 処理中 / インデックス中: アップロードや同期の直後。終わるまで保存・アップロードが制限されることがあります。
• 失敗: ファイル形式、文字コード、行数制限などが原因で処理に失敗した状態です。エラー内容を確認して修正し、再度アップロードします。失敗時は一時停止・再開を利用できません。
• 一時停止: 回答に使いません。設定画面から再開できます。
• 無効 / 削除済み: 回答に使用されていない、または削除された状態です。削除後しばらくは復元画面から復元できる場合があります。

アップロード後も回答内容が更新されない場合は、まだ処理中でないか確認します。準備完了 になるまでは以前のデータが使われるか、回答が返ってこない場合があります。

3. データセット追加画面

データセットを追加 で右側に設定画面が開き、タイトルは 新規データセット です。一覧の行から開くと データセット編集 になり、ヘッダーに状態タグと一時停止・再開があります。

名前と説明

名前 は必須です。説明 は任意のメモです。

データソース

2種類のカードから選びます。

• Excel / CSV ファイルアップロード: .xlsx または .csv を一度だけアップロードして使用する方式です。
• Google スプレッドシート連携: シートを接続し、必要に応じて自動同期する方式です。

一度ソースが付いたデータセットはソース種別を変えられません。別ソースが必要なら新規作成します。

無料プランではGoogleスプレッドシートを利用できない場合があります。同期できる間隔はプランによって異なります。Starterでは接続のみ、Proでは最短1時間、Enterpriseではさらに短い間隔を選択できます。

4. Excel・CSV で追加する

1. Excel / CSV を選ぶ。
2. ファイルをアップロード で .xlsx または .csv を選ぶ。
3. プレビューでファイル名・行・列を確認する。
4. 保存 で処理を開始する。
5. 一覧が 準備完了 になるまで待つ。

先頭のシートとヘッダー行を使用してください。CSVはUTF-8（Excelでは「CSV UTF-8」）で保存します。文字化けがある場合や、行ごとの列数が一致しない場合、プランの行数上限を超えた場合、セルの文字数が言語別の上限を超えた場合は処理に失敗します。

編集時は ファイル内容を表示 で表を再確認できます。別データセットが処理中だと新規アップロードが止まることがあります。トークンが 10% 未満だと続行確認が出ることがあります。

5. Googleスプレッドシートを接続する

1. Googleスプレッドシート を選ぶ。
2. Googleスプレッドシートを接続 を押してログインし、アクセスを許可する。ポップアップがブロックされた場合は許可する。
3. シートを選び、自動同期の間隔 を設定する。プランによっては 選択しない しか選択できない場合がある。
4. 必要なら 今すぐ同期 する。
5. 保存 する。

使えるのは 最初のシートだけ です。接続の有効期限が切れたという案内が出たら再接続します。同期のたびにトークンを使うので、間隔を極端に短くしないでください。

6. 一時停止・削除・復元

設定画面上部の 一時停止 で回答利用を止め、再開 で戻します。処理中や失敗時は操作が制限されます。

削除は設定画面から行います。処理中は削除できない場合があります。削除後30日間は復元画面から復元できますが、期間を過ぎると復元できません。

7. うまくいかないとき

• ウィジェットは表示されるが回答が返ってこない: データセットが準備完了か、チャンネルが待機のままになっていないか確認します。
• アップロードできない: 他データセット処理中、拡張子、UTF-8、列数、行数上限を確認。
• シートを接続できない: プランの制限、ポップアップのブロック、認証期限、先頭のシートを使用しているか確認します。
• 同期しても回答内容が更新されない: 今すぐ同期 を実行したあと、準備完了になるまで待ちます。

進め方の目安:

1. テンプレートかプロンプトで表を用意する。
2. データセットを追加 でExcel/CSVファイルをアップロードするか、Googleスプレッドシートを接続して保存する。
3. 一覧で 準備完了 を確認する。
4. 同期や一時停止を必要に応じて調整する。
5. チャンネル管理 でウィジェットとプロフィールも確認する。

学習データの準備が終わったら、FrontierBase Consoleで応答設定を確認してください。