Antwortgrundlagen für einen Chatbot aus Excel oder Google Sheets

Die Antworten des Chatbots basieren auf den Datasets unter Kanaleinstellungen → Lerndaten. Laden Sie eine Datei hoch oder verbinden Sie Google Sheets. Neue Inhalte werden verwendet, sobald der Status Bereit erreicht ist.

Falls Sie noch keinen Kanal eingerichtet haben, lesen Sie zuerst Einen Chatbot-Button auf der Website einrichten. Hat der Kanal den Status Ausstehend, bereiten Sie die Datasets in der Regel auf dieser Seite vor.

Melden Sie sich in der FrontierBase Console an und öffnen Sie Kanaleinstellungen → Lerndaten.

Über Anleitung auf der Seite und im Dataset-Einstellungsfenster können Sie demselben Ablauf direkt auf dem Bildschirm folgen.

1. Aufbau der Lerndaten-Seite

Der Titel lautet Datensatz-Einstellungen. Die Karte enthält die Werkzeugleiste und die Dataset-Liste.

Links stehen Mit Prompt erstellen und Vorlage anzeigen, rechts Datensatz hinzufügen. Ist die Liste leer, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Mit Prompt erstellen

Das Fenster enthält einen Prompt, den Sie kopieren und in ChatGPT, Claude oder ein ähnliches Werkzeug einfügen können. Passen Sie zuvor den Block [Mein Service] mit Branche, Themen, Ton, Sprache und Zeilenanzahl an.

Die erwartete Excel-Datei enthält eine Kopfzeile und genau fünf Spalten: Kategorie, Eintrag, Detail, Bedingung, Hinweis. Laden Sie die Datei anschließend über Datensatz hinzufügen hoch.

Vorlage anzeigen

Diese Funktion öffnet Vorlagen für Kundenservice, Online-Shops, Filialen, Bildung, Communitys und weitere Branchen. Laden Sie eine Excel-Datei herunter und passen Sie die Zeilen an.

2. Dataset-Liste

Typische Spalten:

Der Typ wird mit einem Icon und einem Label angezeigt, der Status mit einem farbigen Tag. Während der Verarbeitung kann ein Fortschrittsbalken mit der verbleibenden Zeit erscheinen. Bei Fehlgeschlagen zeigt das Hilfe-Icon die Fehlermeldung an, sofern eine gespeichert wurde.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Bearbeitungsfenster. Prüfen Sie dort nicht nur den Status, sondern auch die Quelle und die Vorschau.

Statusbedeutung

• Bereit: Die Verarbeitung ist abgeschlossen und das Dataset kann für Antworten verwendet werden.
• Verarbeitung / Indizierung: Die Verarbeitung läuft nach einem Upload oder einer Synchronisierung. Speichern und Hochladen können bis zum Abschluss gesperrt sein.
• Fehlgeschlagen: Die Verarbeitung ist beispielsweise wegen des Formats, der Codierung oder des Zeilenlimits fehlgeschlagen. Lesen Sie die Fehlermeldung und korrigieren Sie die Datei. Pausieren und Fortsetzen sind in diesem Zustand nicht verfügbar.
• Pausiert: Das Dataset wird nicht für Antworten verwendet. Sie können es im Einstellungsfenster fortsetzen.
• Deaktiviert / Gelöscht: Das Dataset wird nicht verwendet oder wurde entfernt. Gelöschte Datasets können für einen begrenzten Zeitraum wiederhergestellt werden.

Ändern sich Antworten nach dem Upload nicht, prüfen Sie zuerst, ob noch Verarbeitung läuft.

3. Fenster „Datensatz hinzufügen“

Datensatz hinzufügen öffnet rechts das Fenster Neuer Datensatz. Wenn Sie eine Listenzeile auswählen, trägt das Fenster den Titel Datensatz bearbeiten. Status und Aktionen zum Pausieren oder Fortsetzen werden in der Kopfzeile angezeigt.

Name und Beschreibung

Name ist Pflicht. Beschreibung ist optional.

Datenquelle

Wählen Sie eine von zwei Datenquellen:

• Excel- / CSV-Datei hochladen: einmalige .xlsx- oder .csv-Datei
• Google Sheets: verbundene Tabelle mit optionalem Auto-Sync

Nachdem Sie eine Datenquelle ausgewählt haben, lässt sich deren Typ nicht mehr ändern. Legen Sie ein neues Dataset an, wenn Sie eine andere Quelle verwenden möchten.

Im kostenlosen Tarif ist Google Sheets möglicherweise nicht verfügbar. Die Synchronisierungsintervalle hängen vom Tarif ab: Starter erlaubt nur die Verbindung ohne automatische Synchronisierung, Pro Intervalle ab einer Stunde und Enterprise kürzere Intervalle.

4. Per Excel oder CSV hinzufügen

1. Excel / CSV wählen.
2. Auf Datei hochladen klicken und eine .xlsx- oder .csv-Datei auswählen.
3. Dateiname, Zeilen und Spalten in der Vorschau prüfen.
4. Speichern, um die Verarbeitung zu starten.
5. Warten, bis in der Liste der Status Bereit angezeigt wird.

Verwenden Sie das erste Tabellenblatt und eine Kopfzeile. Speichern Sie CSV-Dateien als UTF-8, in Excel über die Option CSV UTF-8. Abweichende Spaltenzahlen, das Zeilenlimit des Tarifs oder Zellen, die das sprachabhängige Zeichenlimit überschreiten, führen zu einem Fehler.

Im Bearbeitungsmodus öffnet Dateiinhalt anzeigen die Tabelle erneut. Wird bereits ein anderes Dataset verarbeitet, kann der Upload blockiert sein. Bei einem verbleibenden Tokenkontingent von weniger als 10 % erscheint möglicherweise eine Abfrage, ob Sie fortfahren möchten.

5. Google Sheets verbinden

1. Google Sheets wählen.
2. Auf Google Sheets verbinden klicken, anmelden und den Zugriff erlauben. Blockierte Pop-ups bei Bedarf freigeben.
3. Eine Tabelle auswählen und das Automatisches Synchronisierungsintervall festlegen. Je nach Tarif steht möglicherweise nur Keine zur Verfügung.
4. Bei Bedarf Jetzt synchronisieren.
5. Speichern.

Nur das erste Blatt wird genutzt. Ist die Verbindung abgelaufen, stellen Sie sie erneut her. Die Synchronisierung verbraucht Tokens; sehr kurze Intervalle erhöhen den Verbrauch.

6. Pausieren, löschen, wiederherstellen

Durch Pausieren oben im Fenster wird das Dataset nicht mehr für Antworten verwendet. Mit Fortsetzen aktivieren Sie es wieder. Während der Verarbeitung oder bei einem Fehler sind diese Aktionen eingeschränkt.

Löschen Sie das Dataset über die entsprechende Funktion im Einstellungsfenster. Während der Verarbeitung kann diese Funktion gesperrt sein. Gelöschte Datasets lassen sich 30 Tage lang wiederherstellen; danach ist keine Wiederherstellung mehr möglich.

7. Wenn etwas nicht klappt

• Das Widget wird angezeigt, antwortet aber nicht: Prüfen Sie, ob das Dataset Bereit ist und ob der Kanal noch den Status Ausstehend hat.
• Der Upload funktioniert nicht: Prüfen Sie, ob ein anderes Dataset verarbeitet wird und ob Codierung, Spaltenanzahl und Zeilenlimit stimmen.
• Google Sheets lässt sich nicht verbinden: Prüfen Sie den Tarif und blockierte Pop-ups. Prüfen Sie außerdem, ob die Autorisierung abgelaufen ist und ob das erste Tabellenblatt verwendet wird.
• Nach der Synchronisierung erscheinen keine neuen Antworten: Warten Sie nach Jetzt synchronisieren, bis der Status Bereit angezeigt wird.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Bereiten Sie eine Tabelle mit einer Vorlage oder einem Prompt vor.
2. Laden Sie unter Datensatz hinzufügen eine Excel-/CSV-Datei hoch oder verbinden Sie Google Sheets und speichern Sie das Dataset.
3. Warten Sie, bis in der Liste der Status Bereit angezeigt wird.
4. Passen Sie bei Bedarf die Synchronisierung oder den Pausenstatus an.
5. Prüfen Sie Widget und Profil in der Kanalverwaltung.

Prüfen Sie anschließend die Antworteinstellungen in der FrontierBase Console.